En línea con su visión de consolidarse como una universidad moderna, ágil y profundamente humana, la Universidad Hemisferios ha iniciado un proceso integral de optimización de su gestión documental y archivística. La iniciativa, liderada por la Secretaría General, representa un paso clave dentro de la hoja de ruta institucional hacia la transformación digital, la eficiencia administrativa y el resguardo seguro de la memoria institucional.
Con el acompañamiento de una consultora especializada, este proyecto tiene como objetivo fortalecer el manejo de la documentación física y digital en toda la universidad, asegurando trazabilidad, organización y acceso oportuno a la información generada en los distintos procesos académicos y administrativos.
“El archivo institucional es mucho más que un repositorio de documentos: es la base que sostiene la legalidad, la transparencia y la continuidad de nuestra gestión. Modernizar su estructura es un acto de responsabilidad institucional y un compromiso con nuestra comunidad universitaria”, señaló la Mgs. Mónica Olivo, secretaria general de la Universidad Hemisferios.
Esta intervención surge como respuesta a una necesidad estratégica detectada durante los procesos de evaluación interna: mejorar la trazabilidad documental, actualizar los procedimientos de archivo y facilitar la interoperabilidad entre áreas. La iniciativa contempla un diagnóstico técnico del estado actual del archivo, la elaboración de una política de gestión documental, el diseño de protocolos para clasificación y conservación, y la capacitación de los equipos responsables.
Además, se prevé la implementación gradual de soluciones tecnológicas que permitan avanzar hacia una digitalización sistemática, con herramientas que aseguren la conservación, accesibilidad y seguridad de la información institucional, en cumplimiento de la normativa vigente.
El impacto será transversal: los estudiantes podrán acceder con mayor rapidez a certificados y resoluciones; los docentes contarán con archivos académicos actualizados; y el personal administrativo dispondrá de un sistema ordenado que reduce los tiempos de respuesta y mejora la trazabilidad de cada proceso.
Esta acción se inscribe dentro de una visión integral de transformación institucional que la Universidad Hemisferios ha venido impulsando en distintas áreas. La gestión documental, como parte fundamental del ecosistema administrativo, se alinea con estándares internacionales en educación superior y marca una evolución hacia modelos de archivo interoperables, sostenibles y centrados en el usuario.
Se estima que el proceso de fortalecimiento documental se consolidará en los próximos meses, integrándose progresivamente a la arquitectura digital de la universidad.
Con pasos firmes, la Universidad Hemisferios continúa avanzando hacia una gestión moderna, eficiente y comprometida con el valor de su información institucional.
